Cara Melakukan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri Dikti
dikti EducationPentingkah melakukan penyetaraan ijazah luar negeri?
Salah satu hal yang menjadi tanggungan bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan studi dari luar negeri adalah melakukan penyetaraan ijazah. Sebetulnya, penyetaraan ijazah ini bukanlah sebuah kewajiban. Namun, apabila kita ingin menggunakan ijazah tersebut untuk melamar pekerjaan yang berkaitan dengan instansi pemerintahan, maka penyetaraan ijazah menjadi salah satu persyaratan didalamnya. Jadi pada dasarnya melakukan atau tidak melakukan penyetaraan ijazah adalah kebutuhan masing-masing individu.
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) adalah instansi yang menerima dan melayani penyetaran ijazah luar negeri. Saat ini, penyetaraan ijazah luar negeri dilakukan secara online melalui website https://piln.kemdikbud.go.id/.
Tahap pertama sebelum melakukan penyetaraan ijazah luar negeri adalah menyiapkan berbagai macam persyaratan yang dibutuhkan. Mempersiapkan persayaratan ini merupakan hal yang penting karena akan menentukan apakah usulan kita bakal diterima atau tidak. Secara umum, ada persyaratan wajib dan persyaratan khusus untuk melakukan penyetaraan ijazah. Semuanya sudah ada di Website PILN Dikti.
- Ijazah (Graduation Certificate) / 毕业证书
- Sertifikat Gelar (Degree Certificate) / 学位证书
- Academic Transcript
- Online Verfication Report of Higher Education Qualification Certificate (CHSI)
- Online Verification Report Of Higher Education Degree Certificate (CHSI)
- Scan Paspor dan Visa (semua halaman, bahkan halaman kosong)
- Surat Keretangan Lulus dari KBRI negara setempat
- Surat Akreditasi Perguruan Tinggi dari KBRI negera setempat (*dibutuhkan untuk melakukan usulan Perguruan Tinggi atau Bidang Studi yang belum terdaftar di PILN Dikti)
- Ijazah Asli Pendidikan Sebelumnya
- Scan Diploma Supplement / Katalog Universitas
- Scan Tugas Akhir (Tesis atau Disertasi)
- Artikel Jurnal
- Surat Sponsor / Beasiswa / Admission Notice
- Informasi Grading System
Semua dokumen diatas harus disiapkan dalam bentuk scan berwarna, serta berbahasa Indonesia atau English. Apabila dokumen asli dalam bahasa selain bahasa Indonesia atau English, wajib menyertakan hasil terjemahan dari penerjemah tersumpah (sworn translator) atau juga bisa dari notaris setempat negara dikeluarkannya dokumen tersebut.
Step Penyetaraan Ijazah Luar Negeri
Penyetaraan ijazah luar negeri memiliki step yang cukup banyak menurut saya, khususnya untuk lulusan China karena memiliki beberapa persyaratan khusus. Terlebih lagi jika perguruan tinggi atau bidang studi kita belum terdaftar di database PILN Dikti, itu akan menambah beberapa step lebih panjang. Jadi, pertama-tama kita harus mengecek apakah Perguruan Tinggi dan Bidang Studi kita sudah terdaftar atau belum di database PILN Dikti. Kamu bisa mengeceknya melalui halaman berikut ini. Pastikan bahwa Perguruan Tinggi dan Bidang Studi kamu sudah terdaftar.
Pada kasus saya, Perguruan Tinggi dan Bidang Studi saya belum terdaftar, sehingga saya perlu mengajukan usulan Perguruan Tinggi ke website PILN Dikti. Berikut ini adalah ringkasan dari step penyetaraan ijazah yang saya lakukan:
1. Translate Dokumen
Setelah lulus dan mendapatkan beberapa dokumen dari kampus seperti Ijazah, Sertifikat Gelar dan Transkrip, segeralah lakukan translasi ke penerjemah tersumpah atau notaris setempat. Saran saya terjemahkan dokumen tersebut ke dalam bahasa inggris karena akan lebih fleksibel. Namun apabila kampus atau universitas kamu sudah memberikan dokumen-dokumen tersebut dalam bahasa inggris, maka kamu tidak perlu untuk menerjemahkannya lagi.
2. Registrasi CHSI (China Higher Education Student Information)
Apabila kamu lulus dari universitas di China, maka kamu akan memerlukan dokumen verifikasi dari Ijazah dan Sertifikat Gelar. Verifikasi tersebut bisa kamu dapatkan secara online dari website CHSI (China Higher Education Student Information). CHSI sendiri adalah website yang diurus oleh Center for Student Services and Development, Ministry of Education, P.R. China (CSSD), semacam kementrian pendidikan tinggi di China. Untuk tahapan mendaftar dan mendapatkan dokumen verifikasi dari CHSI bisa kamu ikuti dari postingan blog yang sudah pernah saya buat: Cara Registrasi CHSI dan Menghubungkannya dengan Degree dan Graduation Certificate.
3. Registrasi dan Submit SIPONI
SIPONI (Sistem Informasi Pelayanan Online Bidang Pendidikan) adalah website yang dibuat oleh Atase Pendidikan KBRI Beijing yang membuka pelayanan kekonsuleran bidang pendidikan untuk mahasiswa ataupun pelajar Indonesia di China. Ada beberapa pelayanan yang diterima oleh Atdikbud Beijing melalui SIPONI, salah satunya adalah dokumen untuk penyetaraan ijazah luar negeri. Lulusan dari kampus China membutuhkan dokumen dari SIPONI berupa Surat Keterangan Lulus dan Surat Akreditasi Perguruan Tinggi (untuk mendaftarkan Perguruan Tinggi ataupun bidang studi apabila belum terdaftar di database PILN dikti.
Apabila Universitas atau Bidang Studi sudah terdaftar, apakah masih perlu melakukan registrasi ke SIPONI? Menurut saya masih. Selain Surat Akreditasi, dengan melakukan registrasi dan submission dokumen ke SIPONI kamu juga akan mendapatkan surat keterangan lulus yang dikeluarkan oleh KBRI Beijing. Surat keterangan lulus tersebut akan menjadi dokumen pendukungmu untuk melakukan penyetaraan ijazah luar negeri dikti.
Untuk mendapatkan dua dokumen tersebut dari SIPONI, yang pertama harus kamu lakukan adalah melakukan registrasi ke website SIPONI. Setelah berhasil membuat akun di SIPONI, lakukan permohonan penyetaraan ijazah. Isi semua form yang diminta. Apabila kampus kamu belum terdaftar di PILN Dikti, silahkan chechlist pada bagian "pilihan tidak tersedia di daftar".
- Ijazah/毕业证书: Scan ijazah asli yang disertai dengan translate bahasa Indonesia/English (jika tidak diberikan versi englishnya oleh kampus)
- Transkrip Akademik (Chinese and English version)
- Paspor dan Visa (Scan semua halaman paspor dan visa)
- Verifikasi Ijazah dari CHSI (Chinese and English version): juga disertakan dokumen profil, silabus dan kurikulum dari kampus
- Sertifikat Gelar/学位证书: Scan ijazah asli yang disertai dengan translate bahasa Indonesia/English (jika tidak diberikan versi englishnya oleh kampus)
Setelah semua dokumen disubmit, staff dari atdikbud KBRI Beijing akan memeriksa dan memberikan feedback apabila terdapat kekurangan pada dokumenmu. Apabila semua dokumen dianggap lengkap, maka kamu akan mendapatkan dokumen berupa "Surat Keterangan Lulus" dan "Surat Akreditasi Perguruan Tinggi". Dokumen-dokumen tersebut akan kamu gunakan untuk step selanjutnya.
4. Registrasi dan Submit ke PILN Dikti
Setelah semua dokumen yang dibutuhkan siap, kita bisa lanjut ke step terakhir dari penyetaraan ijazah luar negeri. Pertama, daftar atau registrasi ke website PILN Dikti. Isi semua form yang diminta, serta siapkan scan dari foto KTP/Paspor dan Pas Foto dengan background merah. Pastikan semua isian dan scan dokumen tersebut tidak ada kesalahan karena kamu tidak akan bisa mengeditnya dengan mudah ketika telah selesai melakukan proses regstrasi.
4.a. Pengajuan Perguruan Tinggi (PT) / Bidang Studi (BS)
Seperti yang sudah saya mention sebelumnya, kamu perlu memastikan bahwa kampus dan bidang studimu sudah terdaftar di database dikti. Apabila belum terdaftar, kamu tidak akan menemukan pilihan dari kampus dan bidang studi saat melakukan penyetaraan ijazah. Silahkan cek melalui halaman ini untuk memastikannya.
Apakah perlu melakukan pengajuan Perguruan Tinggi dan/atau Bidang Studi apabila Kampus sudah terdaftar di website penyetaraan ijazah yang lama, namun belum ada di list website PILN? jawabannya adalah ya, perlu. Website PILN adalah sistem baru yang digunakan oleh dikti khusus untuk penyetaraan ijazah luar negeri. Meskipun kampus dan bidang studi kamu sudah ada di website lama penyetaraan ijazah, kamu tetap perlu mengajukan usulan apabila kampus dan bidang studi kamu belum ada di database PILN.
Selanjutnya, Jika universitas sudah terdaftar dan bidang studi belum terdaftar, kamu juga perlu melakukan usulan bidang studi terlebih dahulu yang ada di website PILN. Persyaratan dokumen yang diminta kurang lebih sama dengan pengajuan usulan perguruan tinggi. Untuk melakukan pengajuan PT atau BS, masuklah pada beranda website PILN, kemudian klik menu Layanan dan pilih "Pengajuan Perguruan Tinggi" atau "Bidang Studi".
4.b. Pengajuan Penyetaraan Ijazah
Langkah terakhir adalah melakukan usulan penyetaraan Ijazah. Akhirnya, setelah semua dokumen telah siap, dan Perguruan Tinggi / Bidang studi mu sudah terdaftar, kamu bisa lanjut ke tahap ini. Masuklah pada halaman PILN, kemudian pilih Layanan dan klik Penyetaraan Ijazah. Isi semua form dengan teliti, apa adanya dan sesuai dengan studi yang sudah kamu selesaikan.
Form yang perlu diisi kurang lebih antara lain terkait dengan:
- Data Pengusul
- Formulir Pendaftaran
- Pendidikan Sebelumnya
- Unggah Dokumen
- Konversi Nilai
Isilah semua form dan dokumen-dokumen yang diminta. Pada halaman terakhir atau finalisasi, kamu diminta untuk mengkonfirmasi beberapa data yang nantinya akan keluar pada SK Penyetraaan Ijazah. Checklist apabila sudah sesuai dengan data kamu, dan terakhir klik kirim.
Setelah kamu menyelesaikan semua tahapan penyetaraan ijazah, itu tidak serta merta usulanmu akan diterima. Kamu perlu melakukan cek secara berkala pada website PILN untuk melihat feedback dari tim verifikator penyetaraan ijazah luar negeri. Lakukan perbaikan sesuai dengan yang diminta oleh tim verifikator. Saya sendiri masih sedang dalam tahap menunggu hasil verifikasi dari penyetaraan ijazah ini. Apabila ada update, akan saya tambahkan di post blog ini.
Semoga tulisan ini bisa membantu siapapun yang membaca, dan sedang ingin melakukan penyetaraan ijazah luar negeri, khususnya dari kampus China.