Cara Melakukan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri Dikti bagi Lulusan Universitas China
dikti EducationPentingkah melakukan penyetaraan ijazah luar negeri?
Salah satu hal yang menjadi tanggungan bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan studi dari luar negeri adalah melakukan penyetaraan ijazah. Sebetulnya, penyetaraan ijazah ini bukanlah sebuah kewajiban. Namun, apabila kita ingin menggunakan ijazah tersebut untuk melamar pekerjaan yang berkaitan dengan instansi pemerintahan, maka penyetaraan ijazah menjadi salah satu persyaratan didalamnya. Jadi pada dasarnya melakukan atau tidak melakukan penyetaraan ijazah adalah kebutuhan masing-masing individu.
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) adalah instansi yang menerima dan melayani penyetaran ijazah luar negeri. Saat ini, penyetaraan ijazah luar negeri dilakukan secara online melalui website https://piln.kemdikbud.go.id/.
Persyaratan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri
Tahap pertama sebelum melakukan penyetaraan ijazah luar negeri adalah menyiapkan berbagai macam persyaratan yang dibutuhkan. Mempersiapkan persayaratan ini merupakan hal yang penting karena akan menentukan apakah usulan kita bakal diterima atau tidak. Secara umum, ada persyaratan wajib dan persyaratan khusus untuk melakukan penyetaraan ijazah. Semuanya sudah ada di Website PILN Dikti.
- Ijazah (Graduation Certificate) / 毕业证书
- Sertifikat Gelar (Degree Certificate) / 学位证书
- Academic Transcript
- Online Verfication Report of Higher Education Qualification Certificate (CHSI)
- Online Verification Report Of Higher Education Degree Certificate (CHSI)
- Scan Paspor dan Visa (semua halaman, bahkan halaman kosong)
- Surat Keretangan Lulus dari KBRI negara setempat
- Surat Akreditasi Perguruan Tinggi dari KBRI negera setempat (*dibutuhkan untuk melakukan usulan Perguruan Tinggi atau Bidang Studi yang belum terdaftar di PILN Dikti)
- Ijazah Asli Pendidikan Sebelumnya
- Scan Diploma Supplement / Katalog Universitas
- Scan Tugas Akhir (Tesis atau Disertasi)
- Artikel Jurnal
- Surat Sponsor / Beasiswa / Admission Notice
- Informasi Grading System
Semua dokumen diatas harus disiapkan dalam bentuk scan berwarna, serta berbahasa Indonesia atau English. Apabila dokumen asli dalam bahasa selain bahasa Indonesia atau English, wajib menyertakan hasil terjemahan dari penerjemah tersumpah (sworn translator) atau juga bisa dari notaris setempat negara dikeluarkannya dokumen tersebut.
Step Penyetaraan Ijazah Luar Negeri
Penyetaraan ijazah luar negeri memiliki step yang cukup banyak menurut saya, khususnya untuk lulusan China karena memiliki beberapa persyaratan khusus. Terlebih lagi jika perguruan tinggi atau bidang studi kita belum terdaftar di database PILN Dikti, itu akan menambah beberapa step lebih panjang. Jadi, pertama-tama kita harus mengecek apakah Perguruan Tinggi dan Bidang Studi kita sudah terdaftar atau belum di database PILN Dikti. Kamu bisa mengeceknya melalui halaman berikut ini. Pastikan bahwa Perguruan Tinggi dan Bidang Studi kamu sudah terdaftar.
Pada kasus saya, Perguruan Tinggi dan Bidang Studi saya belum terdaftar, sehingga saya perlu mengajukan usulan Perguruan Tinggi ke website PILN Dikti. Berikut ini adalah ringkasan dari step penyetaraan ijazah yang saya lakukan:
1. Translate Dokumen
Setelah lulus dan mendapatkan beberapa dokumen dari kampus seperti Ijazah, Sertifikat Gelar dan Transkrip, segeralah lakukan translasi ke penerjemah tersumpah atau notaris setempat. Saran saya terjemahkan dokumen tersebut ke dalam bahasa inggris karena akan lebih fleksibel. Namun apabila kampus atau universitas kamu sudah memberikan dokumen-dokumen tersebut dalam bahasa inggris, maka kamu tidak perlu untuk menerjemahkannya lagi.
2. Registrasi CHSI (China Higher Education Student Information)
Apabila kamu lulus dari universitas di China, maka kamu akan memerlukan dokumen verifikasi dari Ijazah dan Sertifikat Gelar. Verifikasi tersebut bisa kamu dapatkan secara online dari website CHSI (China Higher Education Student Information). CHSI sendiri adalah website yang diurus oleh Center for Student Services and Development, Ministry of Education, P.R. China (CSSD), semacam kementrian pendidikan tinggi di China. Untuk tahapan mendaftar dan mendapatkan dokumen verifikasi dari CHSI bisa kamu ikuti dari postingan blog yang sudah pernah saya buat: Cara Registrasi CHSI dan Menghubungkannya dengan Degree dan Graduation Certificate.
3. Registrasi dan Submit SIPONI
SIPONI (Sistem Informasi Pelayanan Online Bidang Pendidikan) adalah website yang dibuat oleh Atase Pendidikan KBRI Beijing yang membuka pelayanan kekonsuleran bidang pendidikan untuk mahasiswa ataupun pelajar Indonesia di China. Ada beberapa pelayanan yang diterima oleh Atdikbud Beijing melalui SIPONI, salah satunya adalah dokumen untuk penyetaraan ijazah luar negeri. Lulusan dari kampus China membutuhkan dokumen dari SIPONI berupa Surat Keterangan Lulus dan Surat Akreditasi Perguruan Tinggi (untuk mendaftarkan Perguruan Tinggi ataupun bidang studi apabila belum terdaftar di database PILN dikti.
Apabila Universitas atau Bidang Studi sudah terdaftar, apakah masih perlu melakukan registrasi ke SIPONI? Menurut saya masih. Selain Surat Akreditasi, dengan melakukan registrasi dan submission dokumen ke SIPONI kamu juga akan mendapatkan surat keterangan lulus yang dikeluarkan oleh KBRI Beijing. Surat keterangan lulus tersebut akan menjadi dokumen pendukungmu untuk melakukan penyetaraan ijazah luar negeri dikti.
Untuk mendapatkan dua dokumen tersebut dari SIPONI, yang pertama harus kamu lakukan adalah melakukan registrasi ke website SIPONI. Setelah berhasil membuat akun di SIPONI, lakukan permohonan penyetaraan ijazah. Isi semua form yang diminta. Apabila kampus kamu belum terdaftar di PILN Dikti, silahkan chechlist pada bagian "pilihan tidak tersedia di daftar".
- Ijazah/毕业证书: Scan ijazah asli yang disertai dengan translate bahasa Indonesia/English (jika tidak diberikan versi englishnya oleh kampus)
- Transkrip Akademik (Chinese and English version)
- Paspor dan Visa (Scan semua halaman paspor dan visa)
- Verifikasi Ijazah dari CHSI (Chinese and English version): juga disertakan dokumen profil, silabus dan kurikulum dari kampus
- Sertifikat Gelar/学位证书: Scan ijazah asli yang disertai dengan translate bahasa Indonesia/English (jika tidak diberikan versi englishnya oleh kampus)
Setelah semua dokumen disubmit, staff dari atdikbud KBRI Beijing akan memeriksa dan memberikan feedback apabila terdapat kekurangan pada dokumenmu. Apabila semua dokumen dianggap lengkap, maka kamu akan mendapatkan dokumen berupa "Surat Keterangan Lulus" dan "Surat Akreditasi Perguruan Tinggi". Dokumen-dokumen tersebut akan kamu gunakan untuk step selanjutnya.
4. Registrasi dan Submit ke PILN Dikti
Setelah semua dokumen yang dibutuhkan siap, kita bisa lanjut ke step terakhir dari penyetaraan ijazah luar negeri. Pertama, daftar atau registrasi ke website PILN Dikti. Isi semua form yang diminta, serta siapkan scan dari foto KTP/Paspor dan Pas Foto dengan background merah. Pastikan semua isian dan scan dokumen tersebut tidak ada kesalahan karena kamu tidak akan bisa mengeditnya dengan mudah ketika telah selesai melakukan proses regstrasi.
4.a. Pengajuan Perguruan Tinggi (PT) / Bidang Studi (BS)
Seperti yang sudah saya mention sebelumnya, kamu perlu memastikan bahwa kampus dan bidang studimu sudah terdaftar di database dikti. Apabila belum terdaftar, kamu tidak akan menemukan pilihan dari kampus dan bidang studi saat melakukan penyetaraan ijazah. Silahkan cek melalui halaman ini untuk memastikannya.
Apakah perlu melakukan pengajuan Perguruan Tinggi dan/atau Bidang Studi apabila Kampus sudah terdaftar di website penyetaraan ijazah yang lama, namun belum ada di list website PILN? jawabannya adalah ya, perlu. Website PILN adalah sistem baru yang digunakan oleh dikti khusus untuk penyetaraan ijazah luar negeri. Meskipun kampus dan bidang studi kamu sudah ada di website lama penyetaraan ijazah, kamu tetap perlu mengajukan usulan apabila kampus dan bidang studi kamu belum ada di database PILN.
Selanjutnya, Jika universitas sudah terdaftar dan bidang studi belum terdaftar, kamu juga perlu melakukan usulan bidang studi terlebih dahulu yang ada di website PILN. Persyaratan dokumen yang diminta kurang lebih sama dengan pengajuan usulan perguruan tinggi. Untuk melakukan pengajuan PT atau BS, masuklah pada beranda website PILN, kemudian klik menu Layanan dan pilih "Pengajuan Perguruan Tinggi" atau "Bidang Studi".
4.b. Pengajuan Penyetaraan Ijazah
Langkah terakhir adalah melakukan usulan penyetaraan Ijazah. Akhirnya, setelah semua dokumen telah siap, dan Perguruan Tinggi / Bidang studi mu sudah terdaftar, kamu bisa lanjut ke tahap ini. Masuklah pada halaman PILN, kemudian pilih Layanan dan klik Penyetaraan Ijazah. Isi semua form dengan teliti, apa adanya dan sesuai dengan studi yang sudah kamu selesaikan. Form yang perlu diisi kurang lebih antara lain terkait dengan:
- Data Pengusul
- Formulir Pendaftaran
- Pendidikan Sebelumnya
- Unggah Dokumen
- Konversi Nilai
Berikut penjabarannya satu persatu berdasarkan pengalaman saya:
Data Pengusul
Data pengusul sendiri berisi data diri yang telah kita gunakan untuk registrasi di web PILN. Data tersebut tidak bisa diedit, jadi kita hanya perlu mengeceknya apakah telah sesuai atau tidak. Jika tidak sesuai, maka hanya akan bisa diedit ketika status usulan kita ditunda. Selain itu data pengusul tidak bisa diedit sendiri. Sebagai contoh bedasarkan pengalaman, foto yang saya gunakan untuk registrasi PILN menggunakan background biru, yang seharusnya adalah background berwarna merah. Saya hanya bisa mengubahnya ketika status usulan saya ditunda, jadi mau enggak mau saya harus melakukan usulan terlebih dahulu.
Formulir Pendaftaran
Pada bagian formuli pendaftaran, terdapat beberapa form yang perlu untuk kamu isi. Salah satu yang paling krusial adalah nama perguruan tinggi dan bidang studi. Jika perguruan tinggi dan bidang studi kamu belum terdaftar, maka tidak akan muncul pada menu dropdown untuk dipilih. Jika seperti itu, kamu perlu mendaftarkannya terlebih dahulu seperti yang telah saya jelaskan sebelumnya.
Selain itu, beberapa kolom yang perlu diisi antaralain rumpun ilmu, nomor ijazah, tanggal ijazah, tanggal mulai kuliah, tanggal lulus kuliah, judul tugas akhir, lama tinggal, jenis perkuliahan, biaya perkuliahan, program perkuliahan, serta pekerjaan. Untuk nomor ijazah, sebagai lulusan china kamu dapat mengisinya dengan nomor yang ada pada degree certificate / sertifikat gelar.
Pendidikan Sebelumnya
Pada bagian pendidikan sebelumnya, isikan sesuai dengan ijazah pendidikan sebelumnya yang kamu miliki. Jika kamu lulusan dalam negeri, maka setelah kamu mengisi data-data tersebut bisa klik cek data dan akan secara otomatis terhubung dengan data kamu dari database pddikti.
Unggah Dokumen
Bagian yang tak kalah penting adalah unggah dokumen. Ada cukup banyak dokumen yang perlu kamu unggah untuk dinilai. Untuk dokumen yang perlu diunggah itu akan secara otomatis menyesuaikan dengan negara asal dan program yang diambil. Saya telah melakukan penyetaraan ijazah saya untuk 2 universitas dari 2 negara yang berbeda, dan dokumen yang harus saya siapkan juga berbeda. Karena posting ini adalah spesifik untuk lulusan universitas china, maka saya akan menjabarkan dokumen-dokumen apa saja yang perlu kamu upload sebagai lulusan dari universitas di China. Jika kamu adalah lulusan dari negara lain, dokumen yang diminta akan berbeda.
1. Scan Ijazah asli
Untuk dokumen ini perlu diisi dengan scan dari graduation certificate dan degree certificate yang masing-masing dalam bahasa mandarin dan english/indonesia (penerjemah tersumpah atau notaris setempat di china). Jadi totalnya ada 4 dokumen. Tidak boleh kurang dan terpisah, semuanya harus dalam satu file dan berukuran tidak lebih dari 3 MB.
Bagaimana jika universitas kita hanya mengeluarkan dokumen-dokumen tersebut dalam bahasa inggris? Kamu perlu membuat surat pernyataan yang menyatakan bahwa universitasmu hanya memberi dokumen dalam bahasa inggris tanpa dokumen dengan bahasa mandarin. Surat pernyataan tersebut kamu lampirkan bersama dengan semua dokumen file scan ijazah yang telah saya sebutkan.
2. Scan transkrip akademik asli
Tidak berbeda dengan ijazah, kamu perlu melampirkan scan transkrip dalam bahasa mandarin dan english/indonesia (penerjemah tersumpah atau notaris setempat di China). Jadi untuk transkrip ada 2 dokumen yang dijadikan satu file. Dan apabila transkrip yang kamu miliki hanya dalam bahasa inggris, kamu perlu membuat surat pernyataan seperti dengan surat pernyataan ijzah yang saya jelaskan sebelumnya.
3. Scan ijazah asli pendidikan sebelumnya
Jika kamu lulusan dalam negeri, maka cukup upload scan ijazah pendidikan dalam negerimu. Dan apabila pendidikan sebelumnya dari luar negeri, maka perlu diunggah juga SK penyetaraan pendidikan tersebut.
4. Scan bukti mukim
Berisi scan seluruh halaman passport (termasuk halaman kosong). Jika kamu telah berganti passport, maka passport lama juga wajib untuk dilampirkan. Selain itu lampirkan juga surat keterangan sekolah yang diberikan oleh KBRI yang menyatakan bahwa kamu benar-benar mahasiswa yang berkuliah di China. Surat tersebut telah kamu dapatkan ketika mengisi siponi.
5. Scan diploma supplement atau katalog
Bagi mahasiswa lulusan dari negara China, dokumen ini berisi tentang pedoman akademik atau profil program studi yang kita jalani. Jika kampus tidak memiliki pdf katalog, bisa juga diganti dengan screenshoot dari website kampus yang menjelaskan bidang studi kamu. Katalog tersebut harus dalam bahasa inggris, apabila kampus hanya menyediakan bahasa mandarin, maka kamu bisa mentranslatenya sendiri.
6. Scan tugas akhir
Dokumen ini berisi file skripsi/thesis/disertasi kita. File dalam bentuk pdf dengan maksimal ukuran 25 MB. Usahakan file tugas akhir adalah file final yang telah ditanda tangani oleh dosen maupun penguji.
7. Link katalog
Isikan dengan link url website kampusmu yang menunjukan bidang studi yang telah kami jalani.
8. Scan CDGDC/CHSI/CSCSE
Berisi file Online Verfication Report of Higher Education Qualification Certificate (CHSI) dan Online Verification Report Of Higher Education Degree Certificate (CHSI). Keduanya tersedia dalam bahasa mandarin dan english sehingga total ada 4 file. Untuk bisa mendapatkan file verifikasi dari CHSI tersebut, kamu bisa mengikuti langkah-langkah yang telah saya buat di posting berikut: Cara Registrasi CHSI dan Menghubungkannya dengan Degree dan Graduation Certificate.
9. Scan artikel jurnal (optional)
Apabila kampus mu mewajibkan publikasi artikel jurnal untuk syarat lulus, maka kamu bisa melampirkan juga file publikasi jurnal kamu yang telah diterbitkan. Walaupun sifatnya optional, tapi akan lebih baik untuk dilampirkan juga karena akan mempermudah tim penilai dalam memvalidasi usulanmu.
10. Link DOI / Link publikasi (optional)
Diisi dengan link publikasi dari artikel jurnal kamu yang telah terbit/published.
11. Surat sponsor (optional)
Surat sponsor bisa diisi dengan Admission notice dari CSC atau pemberi beasiswa yang kamu dapatkan. Jika kamu tidak memiliki sponsor atau beasiswa, maka tidak perlu untuk melampirkannya.
12. Dokumen pendukung (optional)
Dokumen pendukung ini sifatnya juga optional. Selama dokumen-dokumen wajib telah kamu upload, seharusnya tidak masalah jika tidak melampirkan dokumen pendukung lainnya. Contoh dari dokumen pendukung seperti LoA (Letter of acceptance), surat keterangan universitas tidak mewajibkan publikasi, surat keterangan full time student, kronologis proses pembelajaran, surat tugas belajar bagi ASN, laporan kemajuan penelitian,
Konversi Nilai
Setelah dokumen-dokumen berhasil terunggah, step selanjutnya adalah melakukan konversi nilai. Kebanyakan Universitas di China (tidak semuanya) memberikan transkrip nilai dengan sistem penilaian skala 100 dan tidak menyertakan GPA berskala 4,00. Sehingga kita perlu mengkonversi nilai-nilai tersebut ke dalam sistem penilaian (grading system) sesuai dengan yang berlaku di Indonesia.
Finalisasi
Pada halaman terakhir atau finalisasi, kamu diminta untuk mengkonfirmasi beberapa data yang nantinya akan keluar pada SK Penyetraaan Ijazah. Checklist apabila sudah sesuai dengan data kamu, dan terakhir klik kirim.
Isilah semua form dan dokumen-dokumen yang diminta dengan jujur dan selengkap-lengkapnya. Setelah kamu menyelesaikan semua tahapan penyetaraan ijazah, itu tidak serta merta usulanmu akan diterima. Kamu perlu melakukan cek secara berkala pada website PILN untuk melihat feedback dari tim verifikator penyetaraan ijazah luar negeri. Lakukan perbaikan sesuai dengan yang diminta oleh tim verifikator.
Semoga tulisan ini bisa membantu siapapun yang membaca, dan sedang ingin melakukan penyetaraan ijazah luar negeri, khususnya dari kampus China.
